Представляет собой основной оперативный финансовый план организации или план денежного оборота. В процессе его составления все денежные расходы подкрепляются реальными источниками денежных поступлений. Платежный календарь отражает реальные денежные потоки по приходу и расходу денежных средств и финансовых ресурсов.
Оперативное финансовое планирование включает составление и исполнение платежного календаря.
В процессе составления платежного календаря решаются следующие задачи:
Первым разделом календаря является его расходная часть, отражающая все предстоящие расчеты и перечисления средств, вторым — доходная часть.
Соотношение между обеими частями платежного календаря должно быть таким, чтобы обеспечивалось их равенство , либо, что еще лучше, превышение доходов и поступлений над расходами и отчислениями. Превышение расходов над поступлениями свидетельствует о снижении возможностей организации в покрытии предстоящих расходов. В таком случае следует часть первоочередных платежей перенести на другой календарный период, ускорить по возможности отгрузку и реализацию продукции, принять меры по изысканию дополнительных источников.
При составлении платежного календаря используются данные учета операций по расчетному счету в банке, сведения о срочных и просроченных платежах поставщикам, а также учитываются график отгрузки продукции и передача платежных документов в банк, финансовые результаты реализации продукции, плановые взносы в бюджет налога на прибыль, имущество и другие , отчисления в социальные внебюджетные фонды, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами.
Пример платежного календаря
При недостатке денежных средств можно использовать в качестве источника финансовых ресурсов краткосрочный кредит .
Расчет потребности в краткосрочном кредите проводится в случае, когда по данным платежного календаря организация испытывает недостаток в денежных средствах. Алгоритм расчета потребности в краткосрочном кредите представлен в табл. 3.5.
Таб. 3.5. Платежный календарь при расчете потребности в кредите
По данным платежного календаря видно, что организация испытывает недостаток денежных средств в начале месяца. До поступления ожидаемых средств от заказчика за выполнение работы общий дефицит средств составляет 10221 тыс. руб. Платежный календарь с учетом получения кредита в размере 10500 тыс. руб. сроком на 5 дней приведен в табл. 3.6.
Исходя из данных платежного календаря можно определить определенный срок кредитования — 5 дней. На пятый день кредитования можно полностью погасить полученный кредит и проценты за пользование заемными средствами. Проценты рассчитываются по формуле:
Допустим Р = 13%, тогда сумма процентов, подлежащих уплате, будет равна 10500 · 0,13 · 5: 365 = 18,5 (тыс. руб.). Таким образом, с расчетного счета на пятый рабочий день месяца уйдет 12618,7 тыс. руб. (10500 (кредит) + 18,7 (проценты за кредит) + 2100 (текущие расходы)), а в распоряжении организации останется 560,3 тыс. руб.
Таб. 3.6. Платежный календарь с учетом получения кредитаЭффективное управление денежными потоками предприятия – обязательное условие его стабильной работы. Один из важных моментов в этой связи – балансировка расходов и поступлений денежных средств во времени. Без этого велика вероятность возникновения проблем при оплате счетов поставщиков, что в конечном итоге приводит к недогрузке мощностей или оплате штрафных санкций.
С другой стороны, правильный учет и анализ денежных потоков может позволить выявить незадействованные источники получения предприятием дополнительного дохода, не связанного с основными направлениями его деятельности (самый простой пример – проценты по краткосрочным депозитам), также это необходимо для грамотного управления кредиторской и дебиторской задолженностью.
Платежный календарь – способ контроля ликвидности компании. Он представляет собой краткосрочный график движения денежных средств, связанный со всеми видами деятельности фирмы. Платежный календарь в обязательном порядке увязывается с бюджетами предприятия и чаще всего предполагает подневную детализацию. Для грамотного использования этого инструмента сначала должна быть проанализирована вся система бюджетирования (особенно тщательно в части ) и четко определены центры финансовой ответственности (ЦФО).
Если Вас интересует автоматизация бюджетирования, внедрения казначейства или учета по МСФО, ознакомьтесь с нашим .
Платежный календарь может реализовываться в различных формах, но перечень обязательных элементов неизменен:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Именно эта информация дает возможность использовать платежный календарь как аналитический инструмент.
Процедуру составления бюджетного календаря можно разделить на три основных этапа:
На этапе создания БДДС осуществляется разработка структуры бюджета, выявляются объемы и даты денежных поступлений и необходимых расходов. Эта процедура проводится в тесном взаимодействии с представителями ЦФО. Возможно применение сценарного планирования. По каждому виду деятельности проводится расчет чистого денежного потока (ЧДП).
Один из обязательных результатов этого этапа – сбалансированный график поступлений и выплат, исключающий возникновение «кассовых разрывов». На этом же этапе нужно выявить резервы незадействованных денежных средств и принять решение об их использовании (на основе имеющихся возможностей и оценки рисков деятельности предприятия).
При формировании правил осуществления выплат необходимо точно определить полномочия и компетенции инициаторов платежей, механизм подачи заявок, их утверждения или отклонения. В этот момент регламентируется процедура составления реестра платежей на день и неделю, закрепляется перечень «защищенных» статей, а также процедура согласования сверхлимитных затрат.
Как правило, используется следующий алгоритм осуществления платежа:
На третьем этапе нужно автоматизировать прохождение информационных потоков, связанных с составлением платежного календаря, осуществлением платежей и приходом поступлений денежных средств. В данном случае нужно изучить используемые базы данных 1С, регламентировать внутренние аналитические формы и режимы доступа к информации. При небольших масштабах деятельности удается ограничиться использованием корпоративной электронной почты и Excel.
Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.
Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутствуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:
Можно смело утверждать, что составление платежного календаря , сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.
Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.
Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря .
Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.
А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.
Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.
Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel , достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.
После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.
Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.
Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.
Контроль движения денежных средств – основная задача, которая стоит перед финансовой службой любого предприятия. При этом инструментом, позволяющим в наглядной форме управлять денежными потоками, является платежный календарь предприятия или график платежей организации.
Платежный календарь – это полезнейший и часто используемый инструмент казначея в части оперативного финансового планирования, позволяющий получить исчерпывающе подробную информацию по остаткам и движению денежных ресурсов в перспективе за произвольно установленный период времени.
Он может быть разработан как в разрезе отдельных денежных потоков, так и в целом по компании.
Исторически, на многих предприятиях составление и ведение платежного календаря производится с помощью электронных таблиц в Excel (скачать пример платежного календаря в Excel). Этот зарекомендовавший себя за многие годы способ, дает возможность базового финансового планирования, поскольку сильно зависит от «человеческого фактора». Продвинутый вариант, позволяющий раскрыть весь потенциал такого инструмента, как платежный календарь, заключается в его составлении и ведении с помощью автоматизированной финансовой системы.
Составленный платежный календарь предприятия в специализированной программе, разработанной на базе «1С: Предприятие», по своей сути является планом движения денежных средств на определенный период с необходимым уровнем детализации, достаточным для принятия решений по управлению движения денежными средствами (ДДС).
Главная цель использования платежного календаря – борьба с кассовыми разрывами. Представление графика платежей в простой, наглядной форме позволяет явственней увидеть картину движения денежных средств, сформированную данными оперативного планирования на основании информации о плановых поступлениях и списаниях денежных средств.
Рисунок 1. Пример платежного календаря в профессионально специализированной программе «WA: Финансист».
Информация о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами способствует оперативному принятию мер по недопущению данной ситуации.
Очень важным для использования данного инструмента управления движением денежных средств является его интерактивность и возможность настройки аналитики любой глубины в полезном разрезе.
Возможность переноса планового платежа непосредственно в форме с оперативным изменением ситуации по плану поступлений и расходования денежных средств дает пользователю наглядную картину ситуации по изменению денежных потоков предприятия.
Настраиваемые группировки инструмента предоставляют пользователю тот уровень детализации, который ему действительно необходим (от сводных оборотов по каждой заявке, до детализированных).
Использование информации о неснижаемом остатке, может быть эффективным механизмом накопления сумм на счете к определенной дате (например, для оплаты налогов или выплаты заработной платы).
Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором отсутствуют кассовые разрывы.
На основании этих данных формируется реестр платежей и график платежей, с помощью которого создаются платежные поручения в банк.
Всем этим требованиям соответствует платежный календарь, реализованный в программном продукте на базе 1С - «WA:Финансист. Управление денежными средствами».
Платежный календарь в системе – это интерактивный инструмент, при помощи которого казначей управляет денежными потоками предприятия.
Рисунок 2. Пример платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Рисунок 3. Область настройки отчета в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В настройках платежного календаря можно:
Все эти функции дают пользователю возможность не только управлять выводом данных, но и настраивать структуру платежного календаря «под себя», задавать отборы, создавать реестр платежей. Настройки системы, созданные пользователем один раз, могут быть, как сохранены и использованы самим пользователем, так и скопированы для других.
В соответствии с настройками пользователя, платежный календарь предприятия формируется с той или иной степенью детализации.
Рисунок 7. Пример детализации платежного календаря в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
В область данных выводится информация о планируемом движении денежных средств или графике платежей, визуально отображаются области, в интервале которых казначей может двигать дату платежа по заявкам без нарушений условий договора. Перемещение заявки на другую дату не требует редактирования документа. Пользователь просто «перетаскивает» заявку на другую дату. При этом автоматически пересчитывается план движения денежных средств по датам. Пользователь «перетаскиванием» может переносить заявки, как между интервалом дат, так и между местами хранения денежных средств.
Если для планирования необходима информация о неснижаемых остатках по счетам, пользователь может включить вывод этой информации, выбрав соответствующий пункт в настройках платежного календаря.
Рисунок 8. Ввод информации о неснижаемом остатке ДС в программе «WA: Финансист. Управление денежными средствами».
Для ввода данных о неснижаемом остатке денежных средств, используется специальный помощник, вызываемый по кнопке 
После «нормализации» потоков денежных средств, пользователь может применить изменения в системе. После принятия изменений, график дат запланированных платежей зафиксируются в заявках.
На основании заявок можно сформировать реестр платежей или напрямую сформировать платежные поручения для отправки их в систему взаимодействия с программой «Клиент-Банк».
Цель работы : составить платежный календарь работы организации на месяц.
Платежный календарь – план рациональной организации оперативной финансовой деятельности предприятия, в котором календарно взаимосвязаны все источники поступления денежных средств с расходами на осуществление финансово-коммерческой деятельности.
Платежный календарь отражает доходы, поступления средств, отношения с бюджетом по налогам, кредитные отношения.
Назначение платежного календаря - контроль за платежеспособностью предприятия.
Платежный календарь составляется по всем статьям денежных поступлений и расходов, проходящих через расчетный и ссудный счета хозяйствующего субъекта в банке. Платежный календарь разрабатывается, прежде всего, путем уточнения и конкретизации плановых показателей очередного квартала и разбивки этих показателей по месяцам. Затем показатели можно уточнить и разбить на более мелкие периоды (пятидневки, недели).
В платежном календаре поступления денег и денежные расходы должны быть сбалансированы.
Если поступления денег превышают их расход, то в балансе отражаются денежные накопления (остаток средств на расчетном счету).
Если планируемые расходы превышают ожидаемое поступление денежных средств (вместе с переходящим остатком средств на расчетном счете), то это означает недостаточность собственных финансовых возможностей предприятия. В этом случае необходимо перенести часть не первоочередных расходов на следующий календарный период или принять оперативные меры по изысканию дополнительных источников.
Платежный календарь составляется, исходя из конкретных данных оперативного учета, операций по расчетному счету в банке, учета сдачи расчетных документов в банк, сведений о состоянии срочных и просроченных платежей, расчетов с дебиторами и кредиторами, об остатках задолженности по срочным и просроченным ссудам и т.п.
Методические указания к выполнению работы:
1. Составить платежный календарь по условным данным работы хозяйствующего субъекта на предстоящий месяц. Данные к расчету и форма платежного календаря приведены ниже.
2. Вычислить коэффициент платежеспособности предприятия как отношение суммы поступлений денежных средств к сумме их расходов и сделать вывод о достаточности собственных финансовых возможностей предприятия. Сбалансировать поступление и расходы денежных средств. Обосновать перенос расходов на следующий календарный период.
На первый квартал запланирована выручка от реализации основной продукции в размере 651 тыс. руб., экспортные поступления – 199,5 тыс. руб. Кроме того, в феврале запланирована реализация ТМЦ на сумму 5150 руб., поступление просроченной дебиторской задолженности – 1600 руб., передача залогового имущества в банк для реализации – 7820 руб. и выручка от прочей реализации 7180 руб.
Расходы денежных средств в предстоящем месяце планируются в объеме:
приобретение материалов и комплектующих – 45680 руб., зарплата – 50800 руб., отчисления в социальные внебюджетные фонды – 19500 руб., уплата косвенных налогов – 50970 руб., уплата прочих налогов и сборов – 52450 руб., оплата электроэнергии – 2110 руб., отопления – 13055 руб., водоснабжения – 1600 руб., услуги ж/д транспорта – 2800 руб., услуги связи – 140 руб., расходы на производственные командировки – 8820 руб., расчетно-кассовое обслуживание – 1200 руб. Прочие расходы намечаются в сумме 2100 руб.
В течение первого квартала на производственное развитие планируется направить 98760 руб., социальное развитие – 32100 руб., погашение кредита банку планируется в сумме 36000 руб., выплата процентов по кредиту - 8850 руб. Просроченная кредиторская задолженность на начала квартала составила 1830 руб.
Платежный календарь или баланс доходов и расходов на февраль 200 Х год
|
Показатели |
Объем | ||
|
Поступление денежных средств | |||
|
От реализации продукции | |||
|
Экспортные поступления | |||
|
От реализации ненужных товарно-материальных ценностей | |||
|
Поступления просроченной дебиторской задолженности | |||
|
Передача залогового имущества в банк для реализации | |||
|
Прочая реализация | |||
|
Итого поступлений | |||
|
Расходы денежных средств | |||
|
Косвенные налоги | |||
|
Оплата за материалы и комплектующие | |||
|
Заработная плата | |||
|
Отчисления в социальные фонды | |||
|
Электроэнергия | |||
|
Отопление | |||
|
Ж/д транспорт | |||
|
Командировочные расходы | |||
|
Прочие налоги и сборы | |||
|
Гашение кредита и процентов банку | |||
|
Гашение кредита; | |||
|
Процент за кредит. | |||
|
Прочие банковские расходы | |||
|
Расходы на социальное развитие | |||
|
Расходы на производственные расходы | |||
|
Просроченная кредиторская задолженность | |||
|
Прочие расходы | |||
|
Итого расходов | |||
|
Коэффициент платежеспособности | |||
|
Превышение поступлений над расходами | |||
|
Превышение расходов над поступлениями | |||
|
Балансирующие статьи: | |||
|
Коэффициент платежеспособности после балансировки | |||
