Контроль бухгалтерского учета, а также иных сфер экономической деятельности должен осуществляться на всех без исключения коммерческих предприятиях.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
При этом следует помнить о большом количестве самых разных особенностей подобных процедур. Они должны быть упорядочены, следовать друг за другом в определенном порядке.
Так как именно это является одной из причин отсутствия проблем самого разного рода при проведении проверок контролирующими органами.
Существенно упростить работу подобного рода позволяет специальный чек-лист. Его важность достаточно сложно переоценить. Существует множество вариаций форматов подобного документа.
По возможности необходимо заранее ознакомиться с его свойствами, нюансами составления. Так можно будет избежать множества сложностей в дальнейшем.
Данный документ содержит максимально подробную информацию о перечне вопросов по проводимому аудиту. Рассматриваемого типа лист не имеет установленного в законодательстве формата.
Но при этом обязательно следует соблюдать определенные правила при его формировании. Это позволит снизить вероятность осложнений в процессе проведения .
Прежде, чем приступить к составлению подобного листа, необходимо рассмотреть следующие вопросы:
Сам чек-лист представляет собой особый документ, позволяющий одновременно решить достаточно большое количество различных задач.
Использоваться документ может различными учреждениями, контролирующими организациями и должностными лицами. Важно лишь помнить о правовых нормах, которые имеют место в случае составления документа данного вида.
Сам документ отражается следующие вопросы:
Использование подобного рода документов имеет как свои достоинства, так и недостатки. К основным минусам стоит отнести следующее:
| Перечень обозначенных в документе вопросов | Может быть чересчур узок, что приводит к проведения проверки недостаточно полномасштабной |
| Чек-лист может в некоторых случаях являться сдерживающим | Ограничивающим фактором для аудитора – за пределы поставленных вопросов выходить он попросту не будет |
| Документ не может заменить | Стандартный план проведения аудиторской проверки |
| У неопытного аудитора могут возникнуть некоторые сложности | С пониманием сформулированных в листе вопросов – он попросту не сможет доходчиво и понятно объяснить что же именно он разыскивает в конкретном случае |
| Документ должен быть максимально хорошо подготовлен | В случае дублирования вопросов может возникать серьезная путаница |
В большинстве случаев как достоинства, так и недостатки документа зависят от множества различного рода факторов.
В первую очередь это касается следующих моментов:
Чек-лист представляет собой универсальный инструмент для реализации задач, связанных с аудитом и некоторыми другими процедурами, которые регулярно должны осуществляться на предприятии.
Включать в себя подобные документы могут следующее:
Пользователями документа данного вида сегодня могут быть:
Данный лист позволяет одновременно или последовательно решать следующий перечень задач:
Также подобные документы нередко используются для решения иных задач. Стоит заблаговременно ознакомиться со всеми основными свойствами подобных документов. Это даст возможность избежать большого количества самых разных сложностей.
Основным законодательным актом, в соответствии с которым должен составляться документ данного вида, является .
Включает данный нормативно-правовой документ следующие основные разделы:
| Аудиторская деятельность | |
| Перечень основных НПД, которые также регулируют подобного рода деятельность | |
| Что такое аудиторская организация | |
| Что подразумевается под термином «аудитор» | |
| Что подразумевает под собой обязательный аудит | |
| Аудиторское заключение | |
| Перечень основных правил, стандартов действий, проводимых аудиторами | |
| Обозначает полную независимость различных аудиторских организаций | |
| Аудиторская тайна | |
| Как осуществляется контроль за качеством проведения проверки | |
| Квалификационный аттестат аудитора | |
| Порядок, а также основания для проведения аннулирования аттестата аудитора | |
| Проведение государственного контроля в рассматриваемой сфере деятельности предприятия |
По возможности стоит внимательно ознакомиться со всеми нюансами законодательства, регламентирующего аудиторскую деятельность. Так как именно эти нормативно-правовые документы должны в обязательном порядке соблюдаться.
Процесс составления рассматриваемого типа листа достаточно прост, но имеет свои нюансы. Существенно упростить подобного рода процедуру можно будет рассмотрев пример чек-листа внутреннего аудита СМК.
Непосредственно сам процесс составления может осуществлять различными способами. Прежде всего нужно будет рассмотреть следующие основополагающие вопросы:
Пример в Excel для внутреннего аудита можно легко скачать в интернете. По возможности следует использовать только лишь хорошо себя зарекомендовавшие и проверенные ресурсы.
Сегодня существует достаточно большое количество частных учреждений, занимающихся проведением аудита. Бесплатно, в виде консультации такие предприятия могут представить образец данного документа. Или же за отдельную плату.
Сам порядок заполнения аудита в законодательстве не отражается. Но необходимо по возможности придерживаться следующего алгоритма:
Обычно в качестве основного формата используется именно лист Excel. Причиной тому является простота составления, а также распечатки. Достаточно часто чек-листы необходимы именно в бумажном формате.
При необходимости электронный документ без затруднений можно будет отправить через интернет. Следует помнить о некоторых важных нюансах формирования подобного рода листа.
Единственный верный способ избежать возникновения различного рода сложностей при составлении подобного документа – воспользоваться уже заполненным образцом.
Таким образом, также можно будет существенно ускорить процедуру проведения подобного рода процедур. Особенно это касается части составления вопросов. Нередко именно на этом этапе возникают всевозможные затруднения.
Как провести профессиональную проверку кадровой документации без привлечения консультантов? (выложена презентация, раздаточный материал и ВИДЕО семинара)
Как провести профессиональную проверку кадровой документации без привлечения дорогостоящих консультантов?
С чего начать проверку текущего состояния дел?
- Как не закопаться в куче документов?
- На что обращать особенное внимание?
"КАДРОВЫЙ АУДИТ СВОИМИ РУКАМИ"
МАТЕРИАЛЫ СЕМИНАРА:
ПРОГРАММА СЕМИНАРА:
1. Цели и задачи внутреннего аудита. Типы проверок.
2. Ревизия имеющихся в наличии документов
3. Проверка содержания, оформления и регистрации документов
4. Проверка соответствия данных и условий в различных документах
5. Проверка правильности оформления основных кадровых операций
6. Ответственность за нарушения трудового законодательства
Все участники семинара получат подробный чек-лист для проведения внутреннего аудита, который позволит быстро и организованно оценить текущее состояние дел и определить возможные риски.
ГДЕ И КОГДА СОСТОИТСЯ СЕМИНАР:
УСЛОВИЯ УЧАСТИЯ:
Семинар бесплатный
.
Количество мест ограничено. Регистрация обязательна.
ВЕДУЩИЙ СЕМИНАРА:
Объектом аудита может выступать: СМК (верхний уровень), процесс, подразделение, информационная система и др.
Модель данной процедуры приведена на Рис. 13.
При проведении внутреннего аудита СМК банка также рекомендуется использовать международный стандарт ISO 19011 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и / или систем экологического менеджмента».
Шаблоны документов, которые необходимы для проведения аудита СМК банка и аудита процессов банка, приведены в [ 1 ] .
Поскольку архитектура СМК состоит из 2-х уровней (см. Рис. 3 и 4), то и внутренний аудит СМК включает 2 соответствующих этапа (процедуры) плюс общий этап «Подготовка к аудиту».
Рассмотрим эти этапы более подробно.
3.1. Подготовка к аудиту
Состоит из следующих функций.
Выход: программа внутренних аудитов. В данном документе указывается перечень всех видов аудитов с наименованиями (на ближайший год). Для каждого аудита указывается: перечень объектов аудита, ФИО руководителя аудита, срок проведения аудита.
Параллельно с разработкой программы аудитов определяется потребность в аудиторах, формируется и обучается (при необходимости) группа аудиторов, назначаются аудиторы для каждой процессной команды, назначаются аудиторы для аудита СМК верхнего уровня, утверждается главный аудитор.
Вход: программа внутренних аудитов.
Выход: приказ о проведении внутренних аудитов.
Приказ утверждает программу аудитов, состав группы аудиторов и их обязанности, обязанности членов процессных команд, руководителей подразделений и сотрудников банка при проведении аудитов.
Выход: учебно-методические материалы по внутреннему аудиту
Выход: чек-лист для аудита процесса (единый шаблон).
Чек-лист - это таблица, которая используется аудитором для проверки выполнения установленных требований. Фрагмент чек-листа (3 столбца таблицы) для аудита процесса приведён в Табл. 1.Чек-лист состоит из 6 столбцов .
- Номер строки
- Проверяемое требование
- Уточняющие вопросы (при необходимости)
- Способ оценки выполнения требования (изучение документации, наблюдение, опрос и др.)
- Отметка о соответствии / несоответствии
- Свидетельство аудита (запись и комментарии аудитора)
Единый чек-лист для аудита процесса необходим для того, чтобы все процессные команды и аудиторы проводили аудит процессов по одним и тем же требованиям.
Выход: документация внутреннему аудиту для процессных команд. Включает все документы, разработанные в предыдущих процедурах.
Табл. 1. Чек-лист для аудита процесса (фрагмент)
| № | Требование | Способ оценки |
| 1. | Документация и модели процесса | |
| 1.1. | Полнота документации (перечень) | Изучение документации |
| 1.2. | Актуальность документов и моделей процесса | Изучение документации, наблюдение, опрос |
| 1.3. | Содержание моделей и документации в соответствии с требованиями ISO 9001 (если к данному процессу есть требования) - например, разработка продуктов, управление документацией, работа с претензиями, закупки и т.д. | Изучение документации |
| 1.4. | Наличие доступа к актуальной документации с рабочих мест сотрудников | Наблюдение, опрос |
| 1.5. | Соответствие печатных документов их электронными версиям | Изучение документации |
| 2. | Выполнение процесса | |
| 2.1. | Выполнение процесса в соответствии с утверждёнными регламентами и стандартом | Наблюдение, опрос |
| 2.2. | Эффективность взаимодействия процедур и процесса с другими процессами банка | Наблюдение, опрос |
| 3. | Персонал процесса | |
| 3.1. | Знание процесса сотрудниками и квалифицированность по его выполнению | Опрос, наблюдение |
| 3.2. | Соответствие количества сотрудников трудоёмкости процесса | Расчёт трудоёмкости процесса, опрос, наблюдение |
| 3.3. | Знание сотрудниками основных нормативных документов СМК (Политика в области качества, Положение о СМК) | Опрос |
| 4. | Ресурсы, инфраструктура и производственная среда процесса | |
| 4.1. | Наличие достаточных операционных ресурсов для процесса и их качество | Опрос, наблюдение |
| 4.2. | Наличие достаточной инфраструктуры для процесса и её качество: - программное обеспечение - здания (офис), внутренний интерьер - техническое оборудование офиса и телекоммуникации | Опрос, наблюдение |
| 5. | Управление процессом | |
| 5.1. | Управление записями процесса (ведение записей) - в соответствии с ISO 9001. Перечень записей, содержание. | Изучение записей |
| 5.2. | Оперативный мониторинг показателей | Опрос, наблюдение |
| 5.3. | Разработка и выполнение предупреждающих действий | Опрос, изучение записей |
| 5.4. | Разработка и выполнение корректирующих действий, улучшение процесса | Опрос, изучение записей |
| 5.5. | Проведение аудитов и анализа процесса | Опрос, изучение записей |
| 6. | Цели, показатели и измерение процесса | |
| 6.1. | Наличие и полнота целей и показателей процесса | Изучение документации |
| 6.2. | Наличие эффективных средств для измерения показателей процесса | Опрос, наблюдение |
| 6.3. | Динамика изменения значений показателей | Изучение записей |
3.2. Аудит СМК (верхнего уровня)
Состоит из следующих функций.
Выход: чек-лист и план аудита СМК (верхнего уровня)
Образец чек-листа (фрагмент) для аудита СМК (верхнего уровня) представлен в Табл. 2.
В нём перечислены общие требования к компонентам СМК (верхнего уровня). Данные требования должны быть детализированы и дополнены требованиями ISO 9001 и собственными требованиями банка.
Например, требование «1.1. Перечень (полнота) документации - соответствие требованиям ISO 9001» детализируется на требования раздела ISO 9001 «4.2. Требования к документации» ISO 9001», где указан состав необходимой документации.
«Документация системы менеджмента качества должна включать в себя:
a) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества;
b) руководство по качеству…»На основе чек-листа разрабатывается план аудита СМК.
План аудита состоит из 5 столбцов .
- Номер строки
- Номер чек-листа, либо раздел (группа проверяемых требований) чек-листа
- ФИО аудитора
- Дата и время проверки
- ФИО и должность ответственного от членов процессов команды / исполнителей процесса
Аудитор выбирает из чек-листа требования и в плане прописывает, когда, как и с помощью кого он будет их проверять.
Например, чтобы проверить требование «1.2. Актуальность документации» аудитор назначает несколько интервью с сотрудниками банка, кто отвечает за определённые документы, и записывает это в План.
Вход: чек-лист и план аудита СМК (верхнего уровня).
Выход: заполненный чек-лист аудита СМК (верхнего уровня).
Аудитор оценивает выполнение каждого требования из чек-листа с помощью выбранного способа оценки (опрашивает сотрудников банка, изучает документацию, наблюдает за деятельностью банка). Затем ставит отметку о соответствии / несоответствии и указывает свидетельства, которые это подтверждают.
Вход: заполненный чек-лист аудита СМК (верхнего уровня).
Выход: отчёт по результатам внутреннего аудита СМК (верхнего уровня).
В отчёте по результатам внутреннего аудита СМК объединяются все заполненные чек-листы в порядке следования требований. Указывается общее количество выявленных несоответствий, выводы и заключения.
Выход: план по корректирующим и предупреждающим действиям для СМК (верхнего уровня)
Наиболее срочные и важные действия выполняются сразу после разработки.
Действия, требующие привлечения значительных трудовых и финансовых ресурсов, выполняются в течение следующего периода функционирования СМК.
Табл. 2. Чек-лист для внутреннего аудита СМК (верхний уровень)
| № | Требование | Способ оценки |
| 1. | Документация СМК | |
| 1.1. | Перечень (полнота) документации - соответствие требованиям ISO 9001 | Изучение документации |
| 1.2. | Актуальность документации | |
| 1.3. | Содержание документации - соответствие требованиям ISO 9001 | Изучение документации |
| 2. | Процессы СМК | |
| 2.1. | Перечень обязательных процессов СМК - соответствие требованиям ISO 9001 | Изучение документации, опрос |
| 2.2. | Функционирование СМК (планирование и построение СМК, анализ СМК со стороны руководства) - выполнение в соответствии с ISO 9001. Ведение записей. | Изучение документации, опрос, наблюдение |
| 3. | Организационная структура СМК | |
| 3.1. | Наличие официально назначенного представителя руководства по СМК и его полномочия. | Должностная инструкция директора по качеству, приказы. |
3.3. Аудит процесса
Правила проведения аудита процесса схожи с правилами аудита СМК (верхнего уровня), только объектом аудита уже выступает процесс. Поэтому приведем перечень процедур и действий без дополнительных комментариев.
Чтобы аудит процесса выполнялся процессной командой методически правильно и эффективно, в неё должен входить квалифицированный аудитор от службы качества.
Итак, процессная команда при проведении аудита выполняет.
3.4. Получение и агрегация Отчётов по аудитам процессов от процессных команд
Отчёты по результатам всех аудитов должны собраны воедино для дальнейшей работы с ними.
